Taxonomie testen
Der Datenimport - egal ob eine Liste von Meldungen für das Verzeichnis oder detaillierte Funddaten  - erfolgt immer über das Tools-Menue. Nach Anmelden beim Käferverzeichnis mit Nutzernamen und Passwort, kann das Menue Tools (T) geöffnet und "Funddaten Import" gewählt werden. Es erscheint das nebenstehende Import-Fenster, in dem eine zu importierende Datei ausgewählt (1) werden und eingelesen (4) werden kann. Beim Import von Käferfunddaten sollten zuvor aber noch zwei wichtige Plausibilitätsprüfungen vorgenommen werden. 
Achtung: Diese Prüfungen führen noch nicht zum Import der Daten in die colkat.de-Datenbanken und hinterlassen nirgends Spuren.

Datei prüfen (Stufe 1)

führt einen taxonomischen Abgleich durch, stellt die Lesbarkeit der Datei und Eindeutigkeit der Taxonomie sicher. Es wird nicht nur getestet, ob Code, Gattung und Art im Katalog vertreten sind, sondern, ob diese auch eindeutig zueinander passen. 

Nachdem die Upload-Datei ausgewählt wurde, kann im zweiten Schritt der Button "Datei prüfen (Stufe1)" angeklickt werden. Die Datei wird eingelesen und verarbeitet. Im Fenster erscheint ein Report, der auch per E-Mail zugeschickt wird. Sollten alle taxonomischen Daten passen, erscheint die Meldung "Die Prüfung war erfolgreich und fehlerfrei!"

Wurden Fehler oder mögliche Fehler gefunden, erhält man eine Liste mit Zeilennummern und Hinweisen. Nachfolgend ein Beispiel mit Arten, bei denen Verwechselungsgefahr besteht (der frühere Megarthrus sinuatocollis heißt jetzt M. depressus und M. depressus nun M. prosseni) oder die im Katalog fehlen. Ähnliche Fehlermeldungen erscheinen, wenn man versehentlich Untergattungen oder Autoren mit hochlädt.
00003: (F06)Achtung Warnung ! Verwechslungsgefahr Synonym/Species
        Megarthrus depressus FHL-Code: 23-.008-.001-.
00003: (F06)Gültig: Megarthrus prosseni Schatzm., 1904 FHL-Code: 
        23-.008-.001-. (DKAT)
00003: (F06) = Megarthrus depressus sensu FHL Bd 4-15 FHL-Code: 
        23-.008-.001-. (Assing & Schülke 2006)
00005: (F06)Achtung Warnung ! Verwechslungsgefahr Synonym/Species 
        Gabrius subnigritulus FHL-Code: 23-.090-.024-.
00005: (F06)Gültig: Gabrius appendiculatus Sharp, 1910 FHL-Code: 
        23-.090-.024-. (FHL 4 NEU)
00005: (F06) = Gabrius subnigritulus sensu FHL 4 alt FHL-Code: 
        23-.090-.024-. (DKAT)
00005: (F06) = Gabrius subnigritulus sensu FHL 4 alt FHL-Code: 
        23-.090-.024-. (FHL 4 NEU)
00005: (F06)Kann verwechselt werden mit = Gabrius subnigritulus 
        Joy, 1913 FHL-Code: 23-.090-.015-. (FHL 4 NEU)
00005: (F06) = Gabrius subnigrituloides Joy, 1913 FHL-Code: 
        23-.090-.015-. (DKAT)
00005: (F06) = Gabrius subnigritulus Joy, 1913 nec FHL 4-15 FHL-Code: 
        23-.090-.015-. (FHL 4 NEU)
00006: (F14);Atheta;fungi-Gruppe :Taxon ist unbekannt !
00006: (F14);Aber EDV-Code gefunden: 23-.188-.136-. gültiges Taxon : 
        Acrotona forestica
00006: (F14);Aber EDV-Code gefunden: 23-.188-.136-. gültiges Taxon : 
        Acrotona beskidica
00006: (F14);Aber EDV-Code gefunden: 23-.188-.136-. gültiges Taxon : 
        Atheta fungi
00006: (F14);Aber EDV-Code gefunden: 23-.188-.136-. gültiges Taxon : 
        Acrotona otrytica
00007: (F14);Phantasia;vulgaris :Taxon ist unbekannt !
00007: (F14);FHL-Code auch unbekannt : 99-.001-.001-.
00008: (F14);Coleoptera;unbestimmt :Taxon ist unbekannt !
00008: (F14);FHL-Code auch unbekannt : 00-.000-.000-.
00009: (F14);Malthodes;sp. :Taxon ist unbekannt !
00009: (F14);FHL-Code auch unbekannt : 29-.009-.999-.

Tipps:
Es wird empfohlen, alle gefundenen Fehler und Gefahrenstellen durch Überprüfung und Korrektur von Codes und Namen zu beseitigen und die Prüfung so lange zu wiederholen bis die Meldung "Die Prüfung war erfolgreich und fehlerfrei!" erscheint. Erst danach sollte mit den Schritten 3. und 4. fortgefahren werden.
Die Prüfung umfangreicher Datenbestände kann lange dauern. Da sich viele Arten wiederholen, ist es ratsam aus den Gesamtdaten nur die Arten abzufragen und unabhängig von den Funddaten zu testen.
Test 1 zur Prüfung jeder Artenliste verwendet werden, bspw. einen Beitrag zum Exkursionsbericht, eine zu publizierende Artenliste, einen Sammlungskatalog, die Fotobibliothek usw. usf.