Import von Käferfunddaten
Zur Erstellung von Verbreitungskarten und detaillierten Fundlisten sind neben Art, Region, Datum und Quelle weitere Angaben sinnvoll und notwendig. Erwünscht sind möglichst präzise Angaben, die eine umfassende räumliche und zeitliche Auswertung der Käfernachweise ermöglichen. Die Datensammlung ist ein Community-Projekt. Jeder sammelt Funddaten auf seinem Account und entscheidet über deren Sichtbarkeit. Um ein Minimum an gemeinsamer Datenauswertung und eine Erstellung von Verbreitungskarten zu ermöglichen, ist es erforderlich, wenigstens die im folgenden Beispiel orange markierten Spalten zu erstellen und zu füllen.





Am vorliegenden Beispiel der Datenbank Joachim Böhme läßt sich die Anpassung einer vorhandenen Datenbank gut darstellen. Ausgangsbasis waren die Spalten C-D-E, H-I-J-K-L und P. 
Im ersten Schritt wurden folgende Spalten ergänzt und gleichlautend gefüllt:
A Projekt, kennzeichnet das Datenpaket.
B dkat, Eintrag 2 stellt die Daten den jeweiligen Regionalgruppen bereit.
Q collby, Belegort Staatliches Museum für Naturkunde Stuttgart.
R Quelle, Datenbank Joachim Böhme.
Fundorte: Eine Spalte Bundesländer wurde in F Regionen umgerechnet, Fundorten H wurden ggf. Regionen F zugeordnet. Ein Naturraum wurde nicht ergänzt (ggf. ein Fall für die Regionalgruppe). Die Koordinaten M und N wurden mittels Batch-Geocoding ermittelt und eingefügt. Da nur Ortsangaben gesucht wurden, wurde O Genauigkeit auf 1000m gesetzt. 
Tests: Die Taxonomie C-D-E wurde mittels Taxonomietest geprüft und angepasst. Im Neufundtest wurden C-D-E Art, F Region und K Datum auf Statusänderungen getestet. Es fanden sich neben Neu- und Wiederfunden auch "unerwünschte" Statusänderungen. Um diese zu unterdrücken wurde die Spalte G Status eingefügt. Beispiel Zeile 7 Cryptolestes turcicus: Die Art war bisher nur mit dem Status "importiert" im Verzeichnis eingetragen. Ein Upload ohne Statusangabe hätte zu einer Statusänderung Ba+ geführt. Der Statuseintrag i verhindert dies nun.

Beim Datenimport kann nun der übliche Weg beschritten werden (s. dkat-Meldungen):
ggf. fehlende Quellen oder die eigene neue Datensammlung als Quelle in der Literaturdatenbank eintragen.
Datei im CSV-Format speichern und in einem Texteditor überprüfen (Kopfzeile, Feldtrennzeichen, Umlaute, usw.).
Unter colkat.de anmelden, unter Tools (T) den "Funddaten Import" auswählen und im sich öffnenden Fenster die CSV-Datei anwählen.
Falls noch nicht erfolgt, die Tests auf Taxonomie und Neufunde durchführen. Bei Fehlermeldungen die Fehler in der originalen Excel-Tabelle korrigieren und erneut als CSV-Datei speichern.

Achtung: Sind Koordinaten vorhanden und wird die erste CSV-Datei in Excel geöffnet, können die Koordinaten als Zahlen gedeutet und "zerstört" werden!
Abschließend die "Datei einlesen". Per E-Mail kommt die Meldung  "Die Prüfung war erfolgreich und fehlerfrei!" mit Nennung der Anzahl der verarbeiteten Datensätze und ggf. den entdeckten Statusänderungen.

Nach einem erfolgreichen Import neuer Käferfunddaten ergeben sich folgende Optionen:
Anschließend sind die frisch importierten Daten, sollten Koordinaten mitgeschickt worden sein, sofort in den Verbreitungskarten sichtbar.
Neue Fundorte sind unter Tools (T) und "Meine Fundorte" einsehbar. Wenn neue Koordinaten importiert wurden, kann man die Fundorte nach Regionen filtern und auf der Karte erkennen, ob Koordinaten außerhalb einer Region liegen bzw. ob die Region-Zuordnung korrekt ist. Wurden keine Koordinaten hochgeladen können Fundorte ohne Koordinaten aus der Liste gewählt und Koordinaten gesucht werden.
Alle importierten Datensätze sind unter Tools (T) und "Meine Funde" sichtbar und können dort verwaltet werden.